E-Commerce: Die Suche nach dem richtigen Steuermann
Seit Juli 2021 gelten innerhalb der EU neue Regelungen für die Abfuhr und Berechnung der Umsatzsteuer im grenzüberschreitenden Onlinehandel. Um E-Commerce-Player zu entlasten, hat FIEGE eine Partnerschaft mit der Berliner Tech Company countX geschlossen.
„Jede neue Steuer hat etwas erstaunlich Ungemütliches für denjenigen, welcher sie zahlen oder auch nur auslegen soll“ – das wusste schon Otto von Bismarck. Vor diesem Problem stehen aktuell viele Onlinehändler, denn seit Juli gilt innerhalb der EU ein neuer Schwellenwert für die Umsatzsteuerpflicht im grenzüberschreitenden E-Commerce. Demnach müssen Unternehmen nicht mehr erst ab einem jährlichen Erlös von 35.000 Euro pro Land, sondern bereits ab einer Summe von 10.000 Euro über alle Länder hinweg Umsatzsteuer im Zielland abführen.
Das hat weitreichende Konsequenzen: „Das zentrale EU-Meldesystem One-Stop-Shop (OSS) vereinfacht zwar die Compliance-konforme Abgabe der Daten, doch gerade kleinere und mittlere Unternehmen haben mit den neuen Regeln zu kämpfen“, weiß Daniel Michael, Head of Sales und Marketing bei der countX GmbH. Viele KMU wüssten schlicht nichts von der Pflicht oder seien mit der korrekten Umsetzung überfordert, da diese vorher für sie nicht existent gewesen ist. Das Team von countX hat deshalb eine Software entwickelt und sich darauf spezialisiert, Händlerinnen und Händlern die Abfuhr der Umsatzsteuer im grenzüberschreitenden E-Commerce abzunehmen und eine korrekte Abbildung der Prozesse zu garantieren. Lars Peter Stefanowski, Director Commerce Services bei FIEGE, sagt: „Viele Unternehmen wenden sich an uns, weil sie logistische Unterstützung bei der Internationalisierung und der Erschließung neuer Märkte suchen. Für unser darauf ausgerichtetes Commerce Services Portfolio ist die Expertise von countX eine wertvolle Ergänzung. Und am Ende profitieren davon vor allem unsere Kunden.“
Suche nach der Nadel im Heuhaufen
Die Aufgabe erfordert besonderes Know-how und akribische Genauigkeit bei der Datenaufbereitung. Denn die Umsatzsteuerpflicht tritt in jedem EU-Land in Kraft, in dem ein entsprechender Erlös erwirtschaftet wird. Allerdings zu den jeweils dort geltenden Steuersätzen. Schwankten die Abgaben früher maximal zwischen sieben und neunzehn Prozent, müssen diese nun um die unterschiedlichen ausländischen und teilweise verminderten Steuersätze ergänzt werden, wie Experte Daniel Michael erklärt: „Dadurch verändert sich die für die korrekte Meldung erforderliche Datengrundlage, was zu Fehlern geradezu einlädt.“ Und genau hier liege das Problem: Fehlerhafte Prozesse blieben oft so lange unterm Radar, bis sie im Rahmen der finanzamtlichen Prüfung auffallen – womit es bereits zu spät sei: „Die Mühlen der Behörden mahlen langsam und im Hintergrund bauen sich entsprechende Risikopotenziale auf.“
Wie im verrückten Labyrinth
Eine weitere Herausforderung ist es, die fällige Umsatzsteuer überhaupt festzustellen. „Wenn ein US-Unternehmen in Deutschland Waren lagert und nach Italien oder Großbritannien versendet, welcher Steuersatz wird dann fällig und passt die zugehörige Rechnungsdokumentation?“, skizziert Michael die Schwierigkeit. Auch Fulfillment by Amazon (FBA) begünstige falsche Meldungen, da die Produkte unter Umständen jenseits der eigenen Landesgrenzen gelagert werden. Diese Kombinationsmöglichkeiten grenzüberschreitender Lieferungen sind schier unendlich. „Der erste und wichtigste Schritt sei es, ein Bewusstsein für die Thematik und die zugehörigen Risiken zu entwickeln und das Thema anschließend rechtssicher abzubilden. Unsere Software schafft dafür einen Automatismus, um den komplexen Anforderungen unserer Kunden in einem skalierbaren Setup zu entsprechen“, erklärt der Experte.
Unwissenheit schützt vor Strafe nicht
Die daraus resultierenden Risiken sind nicht zu unterschätzen. „Das geringste Problem in diesem Zusammenhang wäre, dass zu viel Umsatzsteuer gezahlt wird. Kommt man der Pflicht hingegen aus Versehen gar nicht nach, gilt das rechtlich als Steuerhinterziehung“, so Michael. Viele Unternehmen verließen sich hier blind auf ihre Steuerberatung. Doch auch das ist nicht immer der sichere Weg: „Wir erleben, dass viele Beraterinnen und Berater nicht firm genug im Bereich E-Commerce sind und die Daten im ERP-System oder den Rechnungsausgangsbüchern mehr oder weniger ungeprüft weiterreichen“, schildert Michael.
Von der Erstberatung bis zur Umsetzung
Die Lösung für all diese Probleme lautet countX. Das Team übernimmt für Onlinehändlerinnen und -händler sämtliche Themen rund um die internationale Umsatzsteuerpflicht. „Neben der Abwicklung des OSS-Verfahrens unterstützen wir bei der Registrierung eventuell notwendiger ausländischen Umsatzsteuer-IDs, übernehmen die fortlaufend fälligen Meldungen im Ausland, die Überprüfung der Datenbasis und der Ausgangsrechnungen sowie der Aufbereitung der Umsatzerlöse für eine unkomplizierte Integration in die deutsche Buchhaltung“, beschreibt Michael das Leistungsportfolio. Für Neukunden gibt es auf der Website zudem eine kostenlose Erstberatung.
Eine Hand wäscht die andere
Um die Synergien zukünftig noch besser zu nutzen, hat FIEGE einen Partnervertrag mit countX geschlossen, wie Stefanowski erklärt: „Durch das Know-how können wir unser eigenes Leistungsportfolio um eine wichtige Dienstleistung erweitern.“ Dabei sorgen die Fulfillment-Experten von FIEGE für eine Ersteinschätzung und gehen anschließend mit Unterstützung der Kolleginnen und Kollegen von countX in die Detailanalyse. „Wird der Service für unsere Kunden relevant, profitieren die Unternehmen von den bereits vorhandenen Schnittstellen beider Systeme“, schildert Stefanowski. „Deshalb können wir in umgekehrter Richtung auch unkompliziert als Fulfillment-Provider für Vertragspartner von countX dienen.“
